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Focus News

7 juin 2019
SECTORIEL

Réaliser son événement d’entreprise avec succès !

L’organisation d’un événement professionnel est idéale pour focaliser l’attention sur son entreprise et se faire connaître auprès de clients potentiels. Lorsque l’événement est un succès, les participants auront une image positive de la société, ce qui favorise une bonne réputation. Vous trouverez dans cet article des éléments pour organiser votre événement de la meilleure façon possible.


L’organisation d’un événement est une bonne occasion de trouver des nouveaux clients ou de renforcer votre relation avec vos clients actuels. Beaucoup d’entrepreneurs n’osent pourtant pas se lancer : enjeux importants, risques d’échecs… Afin de mettre toutes les chances de son côté pour qu’un événement se déroule parfaitement, il existe quelques éléments « basiques » à respecter.

 

Le point essentiel lorsqu’on organise une manifestation pour promouvoir son entreprise est de tenir compte de deux facteurs importants : les intervenants et les participants. A l’issue de l’événement, les intervenants devront être satisfaits de leur prestation (il faut donc veilleur à leur offrir les meilleures conditions possibles) et les participants devront être satisfaits d’y avoir participé.

 

Déterminez l’objectif


Il ne sert à rien d’organiser un événement si vous n’avez pas d’objectif clair. Les objectifs peuvent être très divers : faire connaître votre entreprise, remercier vos clients actuels, célébrer l’anniversaire de votre structure, faire une démonstration de vos produits, vous présenter à des prospects… C’est votre objectif qui déterminera le type d’événement le plus approprié à organiser.

 

Faites correspondre votre stratégie à votre événement


Lorsque votre objectif est déterminé, vous devez définir l’échelle. Il faut organiser l’événement qui convient le mieux à votre structure et à votre stratégie. Même en y mettant toute votre volonté, pour un premier événement il n’est pas conseillé d’organiser quelque chose de trop important ! Vous risquez dans ce cas de perdre en crédibilité si l’événement est raté. Il faut commencer par des choses simples, d’autant plus qu’un nombre réduit de participants mais bien ciblés engendre des événements plus efficaces. Avec l’expérience acquise au fil du temps, vous pourrez voir plus grand par la suite.

 

Sélectionnez intelligemment la date


N’ayez pas peur de repousser la date de votre événement si vous pensez que celle-ci ne convient pas parfaitement. Pensez à tout ce qui pourrait interférer sur le bon déroulement de votre manifestation : les vacances scolaires, les ponts, des événements similaires au vôtre, des manifestations, des travaux… La date de votre événement représente l’une des clés principales de sa réussite, sélectionnez là judicieusement.

 

Faites un rétroplanning


Même s’il est préférable que tous les collaborateurs doivent collaborer à l’organisation de l’événement, il ne faut pas s’y mettre « tous ensemble ». La nuance réside dans le fait de répartir clairement les rôles dès le départ. Il est également nécessaire de nommer quelqu’un (peut être vous) pour diriger les opérations. Imaginez en amont le déroulement de votre événement afin de vérifier si tous les aspects de la manifestation sont bien chapotés par une ou plusieurs personnes. Ainsi vous mettez toutes les chances de votre côté pour éviter des couacs : matériel manquant, sono défaillante, mauvaise version du power point… En se sentant responsable d’une partie du projet, chaque collaborateur mettra tout en œuvre pour que l’événement se déroule idéalement.

 

Budgétisez dès le départ


Lors de l’organisation d’un événement, un trop grand enthousiasme peut mettre en péril la santé financière de votre structure. Au début du projet, on ne pense pas forcément à tous les détails. Or il est fortement déconseillé de se lancer dans une organisation sans avoir estimé le budget final. Il est très facile dans ce cas des retrouver au pied du mur à l’approche de l’échéance et d’exploser le budget initial. Afin d’éviter cet écueil, prenez au maximum conseil autour de vous à des gens qui ont plus d’expérience que vous dans ce domaine. Essayez au maximum de passer en revue tous les détails afin de ne rien oublier. Passer plus de temps en amont pour définir un budget complet vous évitera de mauvaises surprises.

 

Construisez un plan de communication


Afin d’attirer un maximum de participants et que votre évènement fasse parler de lui, il faut prévoir du temps. En fonction de votre type d’événement et de votre cible, vous pouvez communiquer sur votre manifestation par mail, courrier, affichage, réseaux sociaux… mais ne négligez pas les médias locaux. Si ces derniers sont prévenus suffisamment à l’avance, ils pourront aisément informer leurs auditeurs, lecteurs, internautes… Un événement réussi passera par un nombre suffisamment important de participants. Prenez le temps en amont de les prévenir et pensez à les relancer afin de confirmer ou non leur présence.



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