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Les durées légales de conservation

• Documents civils et commerciaux
  • 3 ans : déclarations en douanes ;
  • 5 ans : contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, documents bancaires et documents établis pour le transport de marchandise.
  • 10 ans : Factures (clients et fournisseurs), contrats conclus par voie électronique, correspondances commerciales (bons de commande ou de livraison…)
  • 30 ans : Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers

• Documents et pièces comptables

Vous devez conserver vos livres et registres comptables ainsi que les pièces justificatives durant 10 ans.

• Documents fiscaux

D’après le livre des procédures fiscales « …les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans… ».

Par conséquent, cela concerne, entre autres, l’impôt sur les sociétés (IS), l’impôt sur le revenu (IR), les bénéfices non commerciaux (BNC), les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les impôts locaux directs, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée sur les entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) …

• Documents sociaux
• 3 ans : Les feuilles de présence, les convocations, les pouvoirs, les rapports du conseil d’administration ou du gérant ;
• 5 ans : Les statuts de la société à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés ;
• 10 ans : Les documents relatifs aux comptes annuels.

Les sanctions prévues en cas de non conservation

La non conservation des documents de votre entreprise peut parfois valoir des sanctions. C’est notamment le cas pour les documents fiscaux : une amende de 5000 € est applicable si les documents ne sont pas conservés ou détruits avant les délais prescrits.